Proses Administrasi Pendidikan

Proses merupakan serangkaian kegiatan tertentu yang teratur dan terarah, yang memungkinkan individu atau suatu kelompok dapat mencapai tujuan usahanya secara efektif dan efisien. Di bidang apapun yang akan dicapai, baik di bidang usaha lain atau pendidikan jenis dan urutan kegiatan tertentu diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Kegiatan yang dilakukan dari semua bidang usaha itu tentunya di mulai dengan perencanaan dan diakhiri dengan penilalian keberhasilan. Hal inilah yang dimaksud dengan serangkaian kegiatan yang berhubungan dan berkesinambungan dan terjadilah suatu proses.

Dalam pelaksanaannya proses administrasi menjadi beberapa kegiatan sebagai langkah atau tahapan yang perlu kita lakukan, dan tentunya diawali atau dimulai dengan perencanaan dan diakhiri dengan penilaian. Tentang jumlah atau jenis kegiatan dalam administrasi terdapat beberapa perbedaan. Oleh karena itu perlu kita ketahui terelebih dahulu perbedaan-perbedaan menurut pendapat ahli diantaranya :

Henry Fayol (Moh. Rifa’i, 1984:60-61) seorang industrialis Perancis mengemukakan lima langkah kegiatan administrasi, yaitu:

1.      Perencanaan (Planning)

2.      Organisasi (Organizing)

3.      Direksi (Directing)

4.      Kordinasi (Coordinating)

5.      Pengawasan (Controlling)

Lima kegiatan tersebut menurut Henry Fayol merupakan unsur-unsur yang perlu dilakukan dalam kegiatan administrasi. Tetapi ada pula yang melihatnya dari segi lain serta dengan jumlah unsur atau langkah yang berbeda.

Menurut L. Gulick seorang Public Admisitration di Amerika mengemukakan tujuh langkah dalam kegiatan administrasi kalau disingkat huruf awalnya menjadi; “POSDCoRB”, yaitu singkatan dari :

1.      Planning (Perencanaan)

2.      Organizing (Pengorganisasian)

3.      Staffing (Staf/pegawai)

4.      Directing (Pengarahan)

5.      Cordinating (Pengkordinasian)

6.      Reporting (Pelaporan)

7.      Budgeting (Pembiayaan)

George R. Terry dalam bukunya “Principle of Management” (Soekarno, 1982:66) mengemukakan empat langkah dalam kegiatan  administrasi kalau disingkat huruf awalnya menjadi “POAC”, yaitu singkatan dari :

1.      Planning (Perencanaan)

2.      Organizing (Pengorganisasian)

3.      Actuating (Penggerakan)

4.      Controlling (Pengendalian/Pengawasa)

Diantara beberapa pendapat di atas tampaknya ada perbedaan terutama pendapat menurut L. Gulick yang menunjukan lebih banyak. Pada dasarnya perbedaan tersebut sebetulnya tidak sedemikian jauh. Yang dimaksud oleh Fayol dan G.Terry sebetulnya sama saja dengan yang dimaksud oleh Gulick, hanya sebutan yang berlainan.

Dari perbedaan seperti yang dikemukakan oleh Fayol dengan sebutan istilah organisasi, oleh Gulick lebih diperinci lagi menjadi organizing dan staffing, dan yang dimaksud oleh Fayol dengan sebutan istilah pengawasan, oleh Gulick tidak disebut pengawasan. Hal ini dapat dilakukan secara tidak langsung melalui catatan reporting & recording, begitu pula halnya dengan G. Terry.

Supaya dapat ada kejelasan yang mendasar, dari rangkaian kegiatan diatas dapat kita simpulkan, bahwa rangkaian kegiatan administrasi dapat kita lakukan sebagai berikut:

1.      Perencanaan (Planning)

2.      Pengorganisasian (Organizing)

3.      Pengarahan/Penggerakan (Actuating)

4.      Pengawasan (Controlling)